Les EDMS au coeur de l'optimisation de la gestion des données en entreprise | Juin 2016


Stockage et partage des données : les EDMS sur le devant de la scène

Dans le monde d’aujourd’hui, l’avènement d’internet et du web 2.0 a changé les codes de la communication en entreprise. Face à une internationalisation grandissante, les entreprises sont confrontées à la gestion de leurs données. Les EDMS répondent à ce besoin. Comment fonctionnent-ils? Quels besoins comblent-ils? Mais, plus particulièrement, quels sont les outils et méthodes à connaître pour bien les utiliser?

Les secrets des EDMS

Les premiers EDMS ou PLM (Product Life Management) ont été développés durant les années 1980 aux USA pour faciliter le stockage, la gestion et la structuration des données telles que les documents techniques, maquette et plan CAD (Computer Aided Design). Les EDMS ou en français la  « Gestion Electronique des Documents » (GED) décrivent un système informatique implanté à l'intérieur d’une entreprise, lui permettant de gérer de façon optimale ses données électroniques.

Tout d’abord, ils facilitant le stockage et l’archivage de ceux-ci. Le gain d’espace, la conservation sur le long terme des documents qu’engendrent ces outils sont des avantages majeurs pour les entreprises qui sont souvent confrontées à des masses de données de plus en plus impressionnantes. De plus, ils optimisent l’organisation de la documentation d’une entreprise au travers de l’indexation et des outils de recherche de documents.

Par ailleurs, ces applications facilitent la gestion du cycle de vie des documents ou des données. En conservant les historiques de création et les différentes versions qui ont été apportées au fil du temps, l’entreprise peut déterminer quels documents sont toujours d’actualité et au contraire ceux qui peuvent être déplacés vers les archives. Ces actions autorisent une meilleure gestion des espaces de stockage mais aussi un meilleur fonctionnement du système dans sa globalité.

D’autre part, la gestion des accès aux documents est une partie importante de la stratégie EDMS. L’attribution d’accès permet donc à l'entreprise de conserver une grande confidentialité autour de ceux-ci et de pratiquer une distribution ciblée des données.

Enfin, le partage des documents peut se faire de façon optimale. Les contraintes que représentaient l’endroit ou le format ne constituent aujourd’hui plus un obstacle. Grâce aux systèmes EDMS, les entreprises peuvent partager des documents aux quatre coins du monde, quasiment instantanément. 

Les outils PLM 

Un système PLM (Product Lifecycle Management) permet de gérer des données tout au long du cycle de vie d’un produit. Il est possible d’y intégrer des processus et de suivre le produit de sa conception jusqu’à sa mise en service.

Plusieurs technologies sont mises à disposition des utilisateurs dans un système PLM :

  • Gestion des données de production (Product Data Management - PDM)
  • Conception assistée par ordinateur (CAO)
  • Fabrication assistée par ordinateur (FAO)
  • Ingénierie assistée par ordinateur (IAO)
  • Simulation 3DSimulation des systèmes mécatronique (IAO 1D)
  • Méthode par Eléments Finis (MEF)
  • Test et analyse modauxFabrication numérique Gestion des opérations de production (Manufacturing Operations Management - MOM)

Les PLM apportent également aux entreprises les bénéfices tirés des systèmes EDMS. Ils permettent d’unifier la structure des données dans le but de faciliter la coordination des acteurs autour d’un projet ou d’un produit. Ils favorisent la sauvegarde et le partage des méthodes et du savoir (Know-how) de l’entreprise, tout en facilitant les prises de décisions.

Besoins et infrastructures : les clés d’un choix gagnant

Lorsqu’une entreprise décide d’adopter une stratégie EDMS, elle doit d’abord comprendre quels sont ses besoins. Chaque entreprise est différente et peut avoir des attentes très distinctes. Faire un état des lieux est donc essentiel à la réussite du projet. Il est impératif pour les responsables de bien connaître les besoins de l’entreprise. Ils peuvent se traduire par exemple par : la nécessité d’optimiser le stockage et la sauvegarde des documents, faciliter les mises à jour, gérer les accès aux données, réduire la masse de documents papier ou encore assurer une diffusion de l’information immédiate et complète.

Au travers de cette analyse, chaque entreprise pourra mettre sur pied une stratégie EDMS qui lui conviendra au mieux et qui répondra à ses attentes.

Cependant, tous ces besoins reflètent souvent le fait que les entreprises qui choisissent ces stratégies ont en premier lieu le désir de changer leur mode de communication et leur façon de procéder, afin d’optimiser la gestion et l’échange de leurs données.

Nous venons de voir que l’étude des besoins est une étape importante du processus. Choisir l’infrastructure technologique et humaine qui englobera le projet est également fondamentale.

D’un point de vue technique, au-delà des différentes fonctions qui pourraient le composer, un système EDMS utilise les éléments suivants :

  • Stockage (Disque dur ou autre moyen de stockage) : Il contient tous les documents, les sauvegardes et les archives de l’entreprise. Des sauvegardes du système de stockage sont effectuées régulièrement pour prévenir les éventuelles pertes de données.
  • Serveur : Il contient le système de stockage et il est le point d’accès du réseau. Il répondra à chaque requête émise par les utilisateurs, en leur fournissant les documents ou les données demandées. La puissance du serveur peut influencer les performances du système.
  • Logiciel : Il représente l’interface entre l’utilisateur et le système. Il permet de mettre en forme à l’écran les fonctionnalités proposées. C’est le logiciel, par le biais de l’utilisateur qui dicte à l’ordinateur et au serveur ce qu’ils doivent faire.
  • Réseau & réseau web : Il est la connexion entre les différentes parties du système. Internet est utilisé pour connecter les utilisateurs et les serveurs, surtout quand ils ne se situent pas au même endroit. 

D’un point de vue humain, l’infrastructure devra prendre en compte la culture et le fonctionnement de l’entreprise. Le système devra s’adapter au mieux aux caractéristiques de celle-ci, dans le but de faciliter son utilisation. 

L’accompagnement et la formation à l’utilisation de ce nouvel outil, constituent  une des étapes très importantes dans l’acceptation du changement par les employés.  Le système devra être pensé de façon à ce qu’il soit flexible, afin de permettre l’introduction de nouvelles fonctionnalités. Mais également évolutif, afin de permettre l’installation de mise à jour dans le but d’accroître ses performances. 

Le travail collaboratif au premier plan

Depuis une vingtaine d’années et l’arrivée du web 2.0, qui a permis aux utilisateurs de pouvoir interagir sur internet, la collaboration en ligne n’a cessé de gagner en importance. 

Aujourd’hui, les entreprises utilisent les systèmes EDMS non plus seulement pour gérer la gestion de leurs données mais également pour en optimiser le partage. Contrairement aux e-mails qui permettent d’envoyer des documents d’utilisateurs à utilisateurs de façon linéaire, les technologies EDMS placent les documents au centre des interactions. Grâce à la gestion des accès, les utilisateurs concernés peuvent consulter les documents via une plateforme, sans contrainte de lieux ni de nombre. Ils peuvent également, selon le degré d’autorisation, éditer et partager les documents. La sauvegarde des modifications se faisant en temps réel, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même document. De plus, cette méthode permet une standardisation des formats, des échelles et du support. Ces éléments sont le facteur d’un gain de productivité lors de projets réalisés en groupe. 

Un autre avantage de cette collaboration est la vision globale du projet qu’apportent les EDMS. Le fait de pouvoir consulter à tout moment l’avancement de chacun permet au groupe de rester centré sur l’objectif à atteindre et de créer un phénomène d’inspiration mutuelle au travers d’idées communes. Toute cette dynamique de groupe est un facteur important, les équipes gagnent en temps, en productivité mais aussi en plaisir de travailler ensemble. Il en résulte souvent un meilleur travail, mieux abouti et plus riche en contenu.

Le futur est à la collaboration des personnes au travers d’objets connectés. Le web 3.0 est en marche et les EDMS joueront sûrement un rôle majeur dans le développement des entreprises d’aujourd’hui et de demain. 

La sécurité des données  

Les chefs d’entreprises qui utilisent de tels outils de stockage et de gestion des données doivent avoir la garantie que la sécurité et la confidentialité sont respectées et assurées. Les EDMS proposent des outils et méthodes permettant d’établir un plan et de définir les options relatives à la sécurité. Ainsi, ils offrent la possibilité de donner des accès sécurisés, déterminant qui a accès à quels documents. Certaines informations peuvent également être « cryptées » pour limiter leur accès. 

L’utilisation des EDMS n’est pas anodine et comporte un risque. Le niveau de sécurité requis dépend essentiellement de la nature des données à gérer et stocker. Un outil tel que Dropbox n’est pas adapté aux données critiques et sensibles, car il pourrait conserver la clé de chiffrage et par conséquent occasionner un manque de sécurité

La sécurité concerne également la sauvegarde des données.  Les EDMS peuvent être paramétrés pour que des « back-up » soient effectués automatiquement et que la restauration soit facilitée, de même que la possibilité d’accéder à des versions précédentes.

Avant l’usage de tels outils, il est vivement recommandé de se renseigner sur les règlements auxquels seront soumises les données. En effet, ceux-ci varient grandement d’un pays à l’autre. Il en va de même pour les contrats signés avec les prestataires une fois les données « libérées » sur les EDMS, le chef d’entreprise ne peut revenir en arrière, il faut par conséquent rester prudent.

Pour prolonger la lecture : nos sources

https://fr.wikipedia.org/ (consulté le 11 avril 2016)
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http://www.businessdictionary.com/(consulté le 11 avril 2016)
http://www.techniques-ingenieur.fr/ (consulté le 14 avril 2016)
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http://content.arma.org/ (consulté le 20 avril 2016)
https://www.recordnations.com/(consulté le 20 avril 2016)
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http://www.m-files.com/(consulté le 21 avril 2016)
http://blog.montrium.com/ (consulté le 21 avril 2016)

Sources images:
https://pixabay.com/en/online-internet-icon-symbols-www-942410/
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https://pixabay.com/en/team-cooperation-cohesion-group-1015712/ 


dossier préparé par:


Sonia Allegretti, Alexandra de Toledo, Hector Kuenzi, Virgile Delboy