Les EDMS au coeur de l'optimisation de la gestion des données en entreprise | Juin 2016


Des outils au service des entreprises

Avec l’explosion du monde digital, une nouvelle ère a commencé pour la société et les entreprises. Aujourd’hui, les EDMS peuvent véritablement jouer un rôle facilitant le partage des données et le suivi des processus de création ainsi que des produits.

Les EDMS : une valeur ajoutée pour les entreprises

Parmi les différents avantages que comptent les EDMS, nous pouvons citer :

  • Accès facilité : Grâce à ces softwares, il n’y a plus besoin de faire des piles de dossier sur son bureau. Au contraire, lorsqu’un client appelle par exemple, on peut instantanément trouver les documents dont on a besoin sur son ordinateur. 
  • Recherche optimisée : la facilité de trouver les documents de son entreprise constitue un énorme bénéfice. Le fait de chercher rapidement et de trouver les notes dont on a besoin est inestimable. 
  • Collaboration améliorée : Cet accès facilité aux documents permet donc une meilleure collaboration entre les employés qui travaillent ensemble. En effet, grâce aux EDMS, les employés peuvent toujours avoir accès aux dernières copies de travail. Ainsi, les employés ne perdent pas de temps à imprimer les révisions ou les versions les plus récentes. 
  • Sécurité augmentée : L’augmentation de la sécurité est un avantage conséquent à l’utilisation des EDMS. Cette technologie permet de suivre qui a modifié les documents et qui a accès à quel document. 
  • Espace libéré : Le fait de transformer des données papier en documents digitaux peut permettre de libérer un grand espace physique. Il est en effet possible pour des entreprises d’optimiser leur espace en remplaçant des zones de rangements par des zones de travail qui peuvent augmenter les performances de la compagnie. 
  • Données sauvegardées : Des compagnies qui ont tous les documents sous forme papier courent le risque de perdre tous les documents si ceux-ci sont détruits ou que l’entreprise perd l’accès à des dossiers.  Avec les EDMS, si l’entreprise subit une inondation ou est victime d’un incendie, il n’y a pas de risque de perte de documents puisque ceux-ci sont instantanément enregistrés en ligne.

Les EDMS et PLM commerciaux

Des exemples de « Electronic Document management systhem » sont :  Wetransfer, Dropbox, Mayan EDMS, Synergy, Des exemples de « Engineering Data Management Systhem » sont : SmarTeamTM  (un outil collaboratif pour la conception mécanique) et le système EDMS Agile du CERN. Des exemples de PLM commerciales sont fournis par Oracle, CENIT, Enovia de Dassault Systeme, Siemens (qui a un portefeuille de produits Siemens PLM Software très large). Tous ces softwares donnent un cadre organisationnel à la vie d’un produit et permettent le stockage, l’archivage et le partage de données, sensibles et/ou communes.

Outils à appliquer : comment implémenter les EDMS ?

Critères d'un EDMS performant

  • Structure du logiciel : Le système doit offrir une structure facile à utiliser qui soit intuitive pour les utilisateurs.
  • Recherche : Il ne faut pas seulement que le système trouve le nom du fichier, il faut également qu’il puisse trouver des éléments à l’intérieur du document.  
  • Facilité d’utilisation : Le système doit être facile à utiliser pour les employés. Si cela est trop compliqué, il n’y aura pas d’acceptation et d’intégration du programme par tout le personnel, ce qui va rendre le système moins efficient. 
  • Accès mobile : Il vous faut un EDMS qui soit accessible via smartphone et tablette. 
  • Intégration : Le système doit pouvoir être intégré aux programmes que vous utilisez déjà tel que votre CRM. 
  • Scanner : Le logiciel doit être compatible avec un grand nombre de scanners.
  • Sécurité : Le programme doit vous permettre de restreindre l’accès des fichiers à certaines personnes. Vous devez avoir la possibilité de donner les accès à certains de vos employés. 

Choix des EDMS

De multiples EDMS sont disponibles, il est par conséquent difficile d'identifier quel outil est le plus adapté. Cependant, sur le site internet www.businessnewsdaily.com, vous avez la possibilité de sélectionner un EDMS adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, à travers un questionnaire.

Précaution de sécurité

La grande problématique des EDMS concerne la sécurité. En effet, celle-ci dépend essentiellement des besoins et de la taille de l'entreprise. L'EDMS choisit doit répondre à des critères spécifiques et doit être flexible et robuste, afin de pouvoir s'adapter aux changements économiques. Pour cela, il faut savoir si l’EDMS permet :

1) De désigner qui a l’autorité de changer les règles de sécurité de votre EDMS. 

2) D’établir des groupes d’utilisateurs par département, rôle ou fonction (comme les directeurs, managers et agents). Pour y parvenir, il faut définir au préalable:
- Quels groupes ou utilisateurs sont autorisés à voir le contenu
- Qui a la possibilité de créer du contenu
- Est-ce que les groupes d’employés sont autorisés à éliminer les documents.
- Des codes d’accès sont-ils nécessaire pour chaque employé afin qu’ils aient des accès différents aux systèmes. Et peuvent-ils accéder à toutes les informations. 
- Est-ce que les utilisateurs doivent se déconnecter et se reconnecter à chaque fois au système oupeuvent-ils rester loguer tout le temps en utilisant d’autres applications. 

3) De bloquer l’accès à certains fichiers pour des utilisateurs spécifiques ou groupes. 

Quant aux PLM, il faut s'assurer des possibilités de:

1) Limiter les droits du design des PLM uniquement aux personnes qui peuvent créer ou éliminer les éléments de la création du flux de travail. 

2) Spécifier qui possède un droit de fonctionnalité, dans le flux de travail. 

Réussite grâce aux EDMS

Le succès de la mise en place d'un EDMS dépend de la planification relative au cadre et aux besoins de l'organisation, non seulement d’aujourd’hui, mais également pour le futur.

Des conseils pour implémenter votre EDMS avec succès sont:
- S’assurer des «bonnes pratiques» de la mise en œuvre de votre EDMS, la première étape consiste en l'élaboration de la vision et des objectifs de l'entreprise, et de la manière dont cette nouvelle technologie permettra d'y parvenir.
- S’assurer de la solide compréhension de la politique d'entreprise de votre organisation, c’est-à-dire de qui prend les décisions. De nombreuses implémentations ne parviennent pas (ou ne parviennent pas à atteindre leur plein potentiel) en raison des hiérarchies et des politiques problématiques ou peu claires des entreprises.
- La direction doit définir la vision d’ensemble et les lignes à suivre en collaboration avec l’IT afin qu’ils puissent ensemble mettre en œuvre le bon EDMS pour un, deux et cinq ans au minimum. Ceci pour s’assurer que les objectifs de l’EDMS sont logiques, pertinents et correctement mis à l'échelle.
- Le respect des bonnes pratiques permet ainsi de choisir la meilleure technologie disponible pour résoudre les défis commerciaux déclarés et la mise en œuvre d'un procédé qui produira les meilleurs résultats. 

Pour prolonger la lecture : nos sources

https://www.plm.automation.siemens.com/fr_fr/plm/index.shtml (consulté le 28 avril 2016)
http://www.businessnewsdaily.com/(consulté le 30 avril 2016)
http://www.docfinity.com/ (consulté le 13 avril 2016)
http://searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Document-management-system-success-relies-on-proper-scope (consulté le 20 avril 2016)
http://www.docfinity.com/ (consulté le 25 avril 2016)

Sources images :

https://pixabay.com/en/skyscraper-corporate-1264948/
(consulté le 4 avril 2016)

https://pixabay.com/en/tie-necktie-adjust-adjusting-man-690084/ (consulté le 9 avril 2016)
https://pixabay.com/en/security-protection-anti-virus-265130/ (consulté le 2 avril 2016)
https://pixabay.com/en/man-suit-leave-marker-text-font-1240832/ (consulté le 6 avril 2016)
https://pixabay.com/en/man-boy-stylish-internet-network-475559/ (consulté le 24 avril 2016) 


dossier préparé par:


Sonia Allegretti, Alexandra de Toledo, Hector Kuenzi, Virgile Delboy