Les EDMS au coeur de l'optimisation de la gestion des données en entreprise | Juin 2016


L'avis de deux chefs d'entreprise

Il est intéressant d’interroger les chefs d’entreprises en ce qui concerne l’utilisation des EDMS au sein des entreprises. Deux professionnels, Jean-Max Arbez (CEO de BOOST SA) et Guillaume Fournier (ancien chef d’entreprise et actuellement Business Developper pour le marché nord-américain chez CENIT), ont accepté de répondre à nos questions, au sujet de la sécurité et de l’appropriation des EDMS.


Entretien avec Jean-Max Arbez, CEO, Associé Boost SA (Suisse) 

Comment assurer la sécurité des données que l’on stock sur les différents outils EDMS?

La sécurité des données est au centre de la problématique du monde numérique.Deux aspects sont essentiels et doivent être associés afin d’assurer un fonctionnement optimal et une utilisation appropriée des EDMS : les outils d’une part et les compétences d’autre part. Les compétences viendront de l’interne si l’entreprise en a les moyens ou de l’externe dans le cas contraire.En effet, des compétences pointues sont nécessaires afin d’exploiter au maximum ces outils. Le niveau de compétences requis varie en fonction de la nature des données que l’on souhaite protéger et du métier de l’entreprise.

Les outils offrent une certaine protection des données qu’ils contiennent, les compétences, quant à elles, permettent de les utiliser au mieux. L’outil est un élément fiable qui garantit, par son architecture, un risque minimum, sachant que le risque « zéro » n’existe pas. Ces outils facilitent le pilotage de l’entreprise car ils sont de plus en plus adaptés aux différents besoins et métiers de l’entreprise. Cependant, les compétences techniques et métiers sont indispensables pour garantir leur bonne mise en place et utilisation. 

Faut-il des compétences particulières pour mettre de tels dispositifs en place?

La complexité de l’entreprise ainsi que la nature des données à protéger sont des critères déterminants qui exigeront des compétences spécifiques et pointues. Par ailleurs, la taille de l’entreprise détermine les moyens mis à disposition.

L’utilisation de tels outils et compétences implique-t-elle un grand investissement de la part des entreprises ?

L’investissement dépend essentiellement de la nature des données à protéger, de la complexité du système d’information et de la nature du risque.

À qui appartiennent les données une fois qu’elles sont stockées sur ces outils?

Il s’agit ici de l’aspect le plus sensible. La protection des données est soumise aux lois et règlements du pays dans lequel est basée la plateforme utilisée pour le stockage et la gestion de ces données. La question qu’il faut alors se poser avant de mettre des données en ligne est de savoir où ces données sont conservées. Il est impératif de se former sur ce sujet et de s’informer sur  la localisation des données, sur les règlements qui les régissent, sur les contrats signés avec les prestataires, avant que l’on se trouve sur la toile. Au sein des entreprises et dans le domaine professionnel, les EDMS sont performants et permettent de protéger ce qui est utilisé, essentiellement à l’aide de mot de passe, d’encryptages plus ou moins sophistiqués, de systèmes de protections biométriques, en y ajoutant le respect des bonnes pratiques et la maitrise de compétences.

Connaissez-vous des exemples de réussite liée à l’utilisation de systèmes EDMS ?

Les EDMS sont des outils qui ont fait leurs preuves dans différents domaines allant de l’évaluation des tendances, économiques par exemple,  de prévention de certains évènements météorologiques ou bien de la gestion de la production d’une manufacture. L’agrégation d’innombrables données permet de créer des modèles, en vue d’anticiper et de développer une meilleure connaissance des évènements à venir, de ces clients, de sa production, etc.

Un autre exemple est l’accumulation de données relatives aux clients d’une entreprise, à leur comportement et leurs habitudes, utilisée pour offrir des services plus précis et pertinents. De tels outils jouent un rôle fondamental dans la performance de l’entreprise, le gain de temps et de proximité, et dans la qualité de la relation entretenue avec les clients.

Utilisez-vous des EDMS/PLM (Product Lifecycle Management) au sein de votre entreprise ? Si non, utilisez-vous vos propres outils de gestion électronique des données ?

Un CRM, développé en externe, est utilisé afin de bien gérer la relation client, ainsi qu’un SCM (Supply Chain Management) pour la gestion de notre fabrication.

Entretien avec Guillaume Fournier, « Business Developer pour le marché Nord-américain » chez CENIT* et ex- CEO de la société SPI Numérique. 

Quelle est la raison la plus fréquente qui amène les entreprises à se servir d’un système PLM? 

Aujourd’hui, les entreprises qui décident de démarrer un projet PLM sont des entreprises qui veulent casser les processus internes créés au fil des années afin d’améliorer la collaboration entre les équipes.De plus, avec la nouvelle économie de l’IoT (Internet of Things) les prochaines années verront naître une révolution dans la manière dont nous consommerons les produits puisque ceux-ci seront développés pour être continuellement connectés avec le fabriquant (ou un service provider) afin de maximiser notre usage et notre expérience. Cette révolution du monde connecté est une réelle course, jamais les entreprises manufacturières n’ont eu besoin d’autant d’efficience dans un écosystème aussi complexe. Honnêtement, je ne sais pas comment une entreprise manufacturière peut possiblement survivre demain si elle ignore aujourd’hui la transformation digitale qu’elle doit effectuer. Le déploiement d’un système PLM fait entièrement partie de cette transformation.

Est-ce qu’il y a une différence entre les besoins du marché Européen et Américain?

Je ne pense pas qu’il y ait de réelles différences entre les besoins PLM Européens et Américains puisque quelle que soit la localisation de l’entreprise concernée, son marché et son écosystème est mondial. Néanmoins, je pense qu’il y a une énorme différence dans l’appréhension du « problème » ou de l’ « opportunité ». En effet, il me semble que le processus de décision en Amérique est plus rapide qu’en Europe, on pourrait penser que les entreprises américaines ont plus confiance ou se sentent plus concernées que les entreprises européennes par ces sujets.

Quels systèmes EDMS choisir?

Quel est l’apport économique qu’une petite PME doit engager dans un système PLM fiable?La révolution de l’IoT (Internet Of Things) existe aussi dans un système PLM. Ainsi, aujourd’hui chacun s’attend à ce qu’un PLM soit un réel assistant à la décision et ce en temps réel et à tous les niveaux de l’entreprise, du CEO qui veut savoir par exemple s’il a les ressources pour lancer un nouveau programme, au concepteur qui veut savoir s’il est en retard pour telle ou telle conception. La mise à disposition de métriques aussi variées passe par la modélisation de plusieurs processus d’affaire. Aujourd’hui, il me semble difficile d’envisager un projet PLM sans parler aussi intégration PLM - ERP à plusieurs niveaux.Aussi, l’apport économique qu’une entreprise doit engager dans un projet PLM dépendra beaucoup du niveau de maturité de cette entreprise dans sa transformation digitale. L’apport économique dépendra aussi beaucoup de si l’entreprise décide de partir d’une feuille blanche ou si elle s’appuiera sur des accélérateurs comme nous en proposons chez CENIT.

Quels sont les problèmes les plus fréquents que les sociétés rencontrent lors de l’exploitation de ces softwares? 

Les problèmes les plus fréquemment rencontrés dans le déploiement d’un système PLM sont généralement dus à un mauvais accompagnement des consultants (mauvaises orientations, mauvais paramétrage, mauvais tests, peu d’expérience, etc.) et/ou à un mauvais soutien du management de l’entreprise. Une transformation digitale modifie les façons de faire: les utilisateurs doivent comprendre pourquoi ils doivent travailler différemment, les utilisateurs doivent être informés, formés et supportés dans le changement. 

Est-ce que ces outils ont un rôle dans le partage des connaissances et la collaboration entre employeurs? 

Oui, le PLM permet la capitalisation d’un certain nombre de connaissances. En premier lieu, le PLM permet de capitaliser la connaissance des processus d’affaire de l’entreprise et d’en garantir la bonne exécution. Aussi, comme le PLM permet de centraliser l’information, il est facile d’y accéder et donc de la réutiliser. Enfin, de manière un peu plus élaborée, il est conseillé d’implémenter des méthodologies de classification, de modularisation et de gestion des exigences qui permettent de pousser encore plus loin les notions de gestion de la connaissance. 


* http://www.cenit.com/fr_FR/actualites/display/actualite-detail/article/cenit-acquiert-lentreprise-de-conception-logicielle-spi-numerique.html (consulté le 25.05.2016)


dossier préparé par:


Sonia Allegretti, Alexandra de Toledo, Hector Kuenzi, Virgile Delboy